Sådan fungerer Opter

Det skal være hurtigt og nemt at registrere information om opgaver, uanset om de kommer ind via telefon eller e-mail. Er oplysningerne i ordren korrekte? Er det den rigtige kundeaftale og adresse? Opter hjælper dig med at kontrollere oplysningerne, samt eventuelle kundespecifikke regler og undtagelser. Prisen udregnes og vises direkte på skærmen.

Vi ved, hvor vigtigt det er at kunne bestille transport hurtigt og nemt, samtidig med at det skal være korrekt fra starten. Derfor bestemmer I selv, hvordan ordrebilledet i Opter skal se ud, hvilken information der er nødvendig, og hvilket overblik I vil have.

Med jeres egen hjemmeside kan jeres kunder nemt og enkelt bestille transport og løbende følge med i sine opgaver. Kundewebben kan tilpasses ud fra en grafisk profil og giver kunderne mulighed for at:

• Bestille transport
• Se status for igangværende opgaver
• Søge i historikken og eksportere sammendrag i Excel
• Se digitale signaturer og indskannede fragtsedler
• Udskrive fragtdokumenter for oprettede ordrer, for eksempel SIS, CMR og etiketter
• Se priser i forbindelse med bestillinger
• Udskrive fakturaer

Med EDI sparer I tid, og risikoen for misforståelser begrænses. Kunder og andre aktører i transportkæden får hurtigt opdateringer om statusændringer. Opter kan nemt integreres med andre systemer, for eksempel:

• Elektronisk modtagelse af ordre
• Efterrapportering af ordrestatus, priser og digitale signaturer (POD) til kunder
• Bestilling af transport hos underleverandører

Du kan håndtere alle de mest almindelige EDI-formater i Opter:

• EDIFACT/IFTMIN
• XML
• CSV
• JSON

Med Opter kan I løbende holde jeres kunder opdaterede på igangværende leveringer. Notifikationer er hændelsesbaserede og sendes løbende til jeres kunder for de hændelser og i det format, I ønsker.

Automatiske notifikationer sparer jer tid, samtidig med at jeres kunder oplever en forbedret service. De statusændringer, der aktiverer notifikationer via SMS og e-mail, kan for eksempel være en ny ordre, lastning, levering, forventet leveringstid (ETA), ændret vægt og/eller volumen samt slutlevering med leveringsbevis (POD).

Både I og jeres kunder kan med Opter lave korrekte transportdokumenter såsom SIS-fragtsedler og CMR samt godslabels. Dokumenter kan udskrives via kundewebben eller sendes med e-mail direkte til kunden.

Det er slut med ikke at kunne finde vigtige dokumenter! Al dokumentation findes samlet for de givne opgaver. Dokumenter kan vedhæftes bestillinger med det samme. Det er endda muligt at vedhæfte indskannede fragtdokumenter på en ordre.

Opter hjælper jeres transportdisponenter med at sørge for, at opgaver udføres på den mest kost- og tids- effektive måde samt med et højt kvalitetsniveau. Transportdisponenten vælger, hvilke oplysninger der er nødvendige for at kunne tage den rigtige beslutning, hvad angår opgaver, chauffører, transportben (linje), terminaler, underleverandører og kort. Opter kan også assistere jeres transportdisponenter med automatisk at anbefale eller tildele opgaver.

Opgaver opdateres nemt med træk og slip-funktionen eller hurtigtasten. Information vises i realtid og kan sorteres og filtreres.

Transportdisponenten har altid overblik over transportopgaverne via opdateringer fra bilerne. På den måde kan forsinkelser eller andre afvigelser tages i opløbet.

Takket være Opters chaufførapp ved transportdisponenten altid præcis, hvor bilerne befinder sig. Ud fra bilernes position og aktuelle fyldningsgrad planlægger transportdisponenten hver enkelt opgave med de bedste tilgængelige ressourcer og håndterer eventuelle afvigelser.

Opter håndterer nemt opgaver, der skal deles op i flere delstrækninger (fragtben), for eksempel afhentning til terminal, linjekørsel og udkørsel fra terminal.

Opgaver kan deles op i lige så mange fragtben, som kunden ønsker. Det betyder, at I kan planlægge jeres opgaver, strækning for strækning, uden at kunder behøver se det. I fakturerer kunden for en transport fra A til B og kan afregne jeres vognmænd eller underleverandører for de forskellige delstrækninger. I får nemt adgang til statistik, så I kan følge med i det økonomiske resultat og dækningsbidraget (TB) for hver ordre og kunde. Vognmænd og underleverandører kan afregnes efter en prisliste eller proportionelt efter kundeindtægt.

Opter kan endda automatisere opdelingen af opgaver i flere fragtben. Ved at knytte postnumre til linjer, tider og terminaler finder Opter den hurtigste og billigste vej gennem dit netværk for hver enkelt transport.

Terminalarbejdere kan via appen eller i webportalen se, hvilke sendinger der forventes at ankomme til terminalen, og de kan nemt registrere ankomster eller afgange ved at skanne stregkoder på fragtsedler eller pakkelabels.

Ruteoptimering kan anvendes til yderligere at effektivisere transportdisponeringen. Systemet foreslår, hvilke opgaver der bør udføres af hvilken bil, og hjælper jer endda med at sekvensoptimere afhentninger og leveringer, under hensyntagen til f. eks. tidsvinduer.

Ruteoptimering bruges også til at beregne tidspunkter for afhentning og levering, som kunder, modtagere og andre interessenter nemt kan følge via Track & Trace.

Opter forenkler rapporteringen af CO2-udledning. Allerede på bookingtidspunktet udregnes et første estimat, som så tilpasses, når transporten er udført. Kunderne kan se de anslåede udledninger på opgaveniveau både på webportalen for kunder og på fakturaen.

Systemets automatiske beregning af CO2-aftrykket for hver opgave hjælper dig med at opfylde både EU’s miljøkrav og dine kunders forventninger til ansvarlighed og gennemsigtighed.

Ved at kombinere funktionerne ruteoptimering, notifikationer og sporing (også kaldet Track & Trace) kan I give modtageren mulighed for at vælge leveringsdato, at få besked om forventet leveringstid og at følge transporten på kortet.

Funktionen Tur anvendes af transportfirmaer, der stiller krav til økonomisk opfølgning af projekter, for eksempel turer og trailere. Turfunktionen indebærer, at man knytter en eller flere opgaver til en trailer eller tur. Herefter kan man planlægge, hvilken ressource der er bedst til opgaven.

Med Opters chaufførapp kan chaufføren nemt kommunikere med trafikdisponenten via mobil, tablet eller bærbar computer. Chaufføren får alt den nødvendige information i appen, og al efterrapportering til trafikdisponenten sker i realtid.

Eksempel på funktioner:

• Udsendelse af køreordre
• Efterrapportering af opgavens status (for eksempel lastet eller leveret)
• Ændringer i opgaven (for eksempel vægt eller ladmeter)
• Elektronisk signatur (POD)
• Tillægsdebiteringer
• Tekstbeskeder til bestemte chauffører eller grupper
• Arbejdstider
• Registrering af skader, inklusive billeder
• Mulighed for at oprette ordrer
• Skanning af fragtsedler og pakkelabels
• GPS-position på kort
• Tjeklister

Opters leverandørportal til vognmænd giver nem og hurtig adgang til både afregninger og information om fuldførte opgaver. Oplysninger om alle chauffører og køretøjer samt indtægter bliver tilgængelige, lige så snart en opgave er fuldført. Som supplement findes der endda separate sider, hvor hver chauffør kan finde oplysninger om sine fuldførte opgaver.

Med Opter sendes notifikationer automatisk via e-mail eller SMS. Med sporingsfunktionen kan kunder, afsendere og modtagere desuden selv tjekke statussen på en forsendelse, seneste hændelse eller den estimerede leveringstid. Efter leveringen bliver kvitterings- og POD-oplysningerne endda tilgængelige. Sporing kan også anvendes til at vise bilens position i realtid.

Ved at skanne stregkoder forbedres effektiviteten og sikkerheden for de enkelte opgaver. Både fragtsedler og pakkelabels kan skannes med appen ved lastninger og leveringer. Det er nemt at følge et kolli og se, hvilke aktiviteter der udføres, samt om der er indtruffet eventuelle afvigelser. Oplysningerne sendes direkte til webportalen og kan derfra sendes videre til kunderne via notifikationer eller EDI.

Ved levering kan modtageren signere leveringen direkte på chaufførens telefon. Kvitteringen bliver tilgængelig direkte på kundewebben, og kunden får enten en notifikation om det eller tilsendt kvitteringen via EDI. Hvis leveringen foregår med en fragtseddel i papirform, kan chaufføren skanne det signerede dokument med appen og på den måde gøre det tilgængeligt digitalt for kunden.

Opter gør samarbejdet med andre transportvirksomheder nemmere og hjælper jer med at blive mere effektive. Med den EDI-baserede tjeneste OpterLink kan I nemt og enkelt komme i kontakt med andre transportvirksomheder, som bruger Opter. Ved at bruge den simple træk og slip-funktion kan I direkte på skærmen bestille transport hos en kollega – og de kan bestille hos jer. Information om forsendelser kommunikeres i realtid. Uanset om I udfører transporten med jeres egen bil eller får hjælp fra en anden transportør, får I fuld gennemsigtighed og mulighed for at spore forsendelsen under hele transporten.

Med Opter er det nemt at håndtere forskellige prissystemer, prislister og kundeaftaler. Prissætningen sker automatisk og tager hensyn til parametre som vægt, volumen, type køretøj, afstand, tider, zoner og postnummer.

Når en ordre oprettes, prissættes opgaven med det samme, uanset om bestillingen oprettes af kunden selv via webben eller via EDI. Hvis opgaven ændres undervejs, bliver prisen opdateret løbende. Det betyder, at opgaven er klar til fakturering, lige så snart chaufføren har fuldført den.

Opgaver, som er klar til fakturering, samles, og fakturaerne oprettes automatisk. Fakturaerne kan derefter gennemgås og ændres efter behov, indtil fakturaperioden er låst. I kan vælge at udskrive fakturaer eller sende dem via e-mail som PDF, som udgangspunkt for e-fakturering eller som en fil til det gældende pengeinstitut eller finansieringsselskab. I vælger selv, om I vil krydse betalinger af og håndtere påmindelser i Opter eller i jeres eget økonomisystem.

Opters funktion til afregninger gør det nemmere for jer, uanset om jeres vognmænd bliver betalt en procentdel af kundeprisen eller ud fra separate prislister. I kan endda nemt dele summen af en ordre ud på flere forskellige vognmænd. Alle vognmænd har deres egen side i Opter, hvor de kan logge ind og gennemgå opgaver og udskrive afregninger.

Opter indeholder ingen regnskabsfunktion, men det er nemt at integrere med markedets mest anvendte økonomisystemer. Dog kan I få hjælp til bogføring baseret på ordrens egenskaber, for eksempel service, køretøj, kunde og region.

Information om fakturaer og betalinger sendes løbende til jeres system.

Med Opter er det nemt at præsentere statistikker i form af diagrammer og tabeller. I kan nemt trække statistikker ud om en række forskellige parametre, for eksempel kunder, biler, byer, linjetransporter, dækningsbidrag, skader og leveringspræcision. Disse oplysninger kan desuden kombineres med hinanden og eksporteres til Excel uden problemer.