Näin Opter toimii

Toimeksiantojen tietojen rekisteröimisen on sujuttava nopeasti ja helposti sekä puhelimella että sähköpostilla. Täsmäävätkö tilauksen tiedot? Onko asiakassopimus ja osoite oikea? Opter auttaa hallinnoimaan tietoja ja asiakaskohtaisia sääntöjä ja poikkeuksia. Hinta lasketaan ja näytetään heti näytöllä.

Tiedämme, kuinka tärkeää on, että kuljetukset voidaan varata helposti ja nopeasti. Tietojen on toki myös oltava oikein heti alusta alkaen. Siksi päätät itse, miltä Opterin tilauspohja näyttää, mitä tietoja tarvitaan ja millainen yleisnäkymä luodaan.

Asiakkaat voivat helposti tilata kuljetuksia ja seurata toimeksiantojaan verkkosivustolla. Verkkopalvelu mukautetaan yrityksen graafisen ilmeen mukaiseksi. Sivustolla asiakkaat voivat:

• varata kuljetuksia
• nähdä käynnissä olevien toimeksiantojen statukset
• tutkia historiatietoja ja luoda Excel-koosteen
• tarkastella digitaalisia allekirjoituksia ja skannattuja rahtikirjoja
• tulostaa varattujen kuljetusten rahtiasiakirjoja, kuten SIS- ja CMR-tiedostoja ja etikettejä
• tarkastaa hinnan varauksen yhteydessä
• tulostaa laskuja.

EDI säästää aikaa ja vähentää väärinymmärrysten riskiä. Asiakkaat ja muut kuljetusketjun toimijat saavat nopeasti tietoa tilanteen muutoksista. Opter voidaan integroida kätevästi muihin järjestelmiin. Esimerkkejä:

• Sähköinen varausten vastaanotto
• Lähetysstatuksen, hintojen ja digitaalisen allekirjoituksen (POD) ilmoittaminen edelleen asiakkaille
• Kuljetusten varaaminen alihankkijoilta

Opter tukee kaikkia tavanomaisia EDI-tiedostomuotoja:

• EDIFACT/IFTMIN
• XML
• CSV
• JSON

Opterin avulla asiakkaat saavat jatkuvasti tietoa kuljetuksen etenemisestä. Ilmoitukset perustuvat lähetystapahtumiin ja ne lähetetään asiakkaille valituista tapahtumista valitussa formaatissa.

Automaattiset ilmoitukset säästävät aikaa ja parantavat asiakaskokemusta. Statusmuutokset, joista lähetetään ilmoitus tekstiviestillä tai sähköpostilla, voivat olla esimerkiksi uusi tilaus, lastaus, kuorman purku, arvioitu saapumisaika (ETA), muuttunut paino tai tilavuus ja lopullinen toimitus ja toimitusvahvistus (POD).

Sekä sinä että asiakkaasi voitte Opterin avulla luoda täsmällisiä rahtiasiakirjoja, kuten SIS- ja CMR-rahtikirjoja ja tuote-etikettejä. Asiakirjoja voi tulostaa asiakkaan verkkopalvelusta tai lähettää sähköpostilla suoraan asiakkaalle.

Ei enää kadonneita papereita! Kaikki toimeksiantoon liittyvät asiakirjat ovat yhdessä paikassa. Varaukseen voi lisätä asiakirjoja heti kun se on luotu. Tilaukseen voi liittää myös skannattuja rahtiasiakirjoja.

Opter auttaa ajojärjestelijöitä varmistamaan, että toimeksiannot suoritetaan kustannustehokkaasti, aikaa säästäen ja laadukkaasti. Ajojärjestelijät valitsevat, mitä tietoja tarvitaan oikeiden valintojen tekemiseen: toimeksianto, kuljettaja, linjat, terminaalit, alihankkijat tai kartat. Opter voi myös auttaa ajojärjestelijöitä automaattisilla toimeksiantojen suositus- ja jakotoiminnoilla.

Toimeksiannot päivitetään kätevästi vetämällä ja pudottamalla tai pikakomennolla. Tiedot näytetään reaaliajassa ja niitä voi lajitella ja suodattaa.

Ajojärjestelijä saa aina päivitykset autoista ja pysyy ajan tasalla toimeksiannoista. Näin myös viivästyksiin ja muihin poikkeuksiin voidaan reagoida heti.

Opterin kuljettajan sovelluksen ansiosta kuljetusten hallinnassa nähdään koko ajan, missä ajoneuvot sijaitsevat. Ajojärjestelijät voivat helposti suunnitella toimeksiannot, kohdistaa resurssit ja hoitaa poikkeustilanteet ajoneuvojen sijainnin ja käyttöasteen perusteella.

Opter hoitaa näppärästi useampaan osaan jaettavat toimeksiannot, joiden osuuksia voivat olla esimerkiksi kuljetus terminaaliin, kuljetus linjalla ja kuljetus terminaalista.

Toimeksiannot voidaan jakaa niin moneen osaan kuin tarvitaan. Toimeksiannot voi siis suunnitella osuus kerrallaan, eikä asiakkaan tarvitse olla siitä tietoinen. Asiakkaalta laskutetaan kuljetus paikasta A paikkaan B, ja voitte maksaa maksut kuljettajille ja alihankkijoille eri osuuksilla. Pääset samalla tarkastelemaan tilastoja ja seuraamaan taloudellisen tuloksen kehitystä ja katetuottoa kunkin tilauksen ja asiakkaan kohdalla. Liikennöitsijöiden ja alihankkijoiden kulut voidaan tilittää hinnaston mukaan tai prosenttiosuutena asiakasmaksusta.

Opter voi myös automatisoida toimeksiantojen jakamisen osuuksiin. Yhdistämällä postinumeroalueet linjoihin, aikatauluihin ja terminaaleihin Opter pystyy etsimään nopeimman ja edullisimman reitin verkostostasi kullekin kuljetukselle.

Terminaalien työntekijät näkevät sovelluksesta tai verkkopalvelusta, mitä lähetyksiä terminaaliin on tulossa. Saapuvat ja lähtevät lähetykset voidaan rekisteröidä lukemalla rahtikirjojen tai kollien etikettien viivakoodit.

Reittioptimoinnilla kuljetusten hallintaa voidaan tehostaa entisestään. Järjestelmä ehdottaa, mitkä toimeksiannot kannattaa varata millekin ajoneuvolle. Se auttaa myös optimoimaan noudot ja toimitukset automaattisesti esimerkiksi aikaikkunat huomioiden.

Reittien optimoinnin avulla lasketaan ajankohdat noudoille ja toimituksille, joita asiakkaat, vastaanottajat ja muut tahot voivat seurata seurannan kautta (track and trace).

Opter yksinkertaistaa hiilidioksidipäästöjen raportointia. Alustava päästöarvio tehdään jo varauksen tekohetkellä, ja sitä tarkennetaan kuljetuksen jälkeen. Kuljetustason laskennalliset päästöt näkyvät asiakkaalle sekä asiakasverkossa että laskulla.

Automaattinen kuljetuskohtainen hiilijalanjälkilaskelma auttaa täyttämään EU:n ympäristövaatimukset sekä asiakkaidesi vastuullisuutta ja avoimuutta koskevat odotukset.

Kun reittien optimointi, ilmoitukset ja seuranta yhdistetään, vastaanottajalle voidaan antaa mahdollisuus valita toimituspäivä. Lisäksi hänelle ilmoitetaan arvioitu toimitusaika ja hän voi seurata toimitusta kartalta.

Matkatoimintoa käyttävät kuljetusyritykset, jotka asettavat projektien, kuten yhden matkan tai perävaunun taloudelliselle seurannalle erityisvaatimuksia. Matkatoiminto tarkoittaa sitä, että yksi tai useampi toimeksianto hoidetaan yhdellä perävaunulla tai matkalla. Näin toimeksiannoille voidaan valita sopiva resurssi.

Kuljettajat pystyvät kommunikoimaan helposti kuljetusten hallinnan kanssa puhelimella, tabletilla tai kämmentietokoneella Opterin kuljettajasovelluksen välityksellä. Sovellus antaa kuljettajalle tarpeelliset tiedot ja kaikki raportointi kuljetusten hallinnalle tapahtuu reaaliajassa.

Esimerkkejä toiminnoista:

• Ajojärjestyksen lähetys
• Toimeksiannon statuksen uudelleen raportointi (esimerkiksi kuormaus tai kuorman purkaminen)
• Muutokset toimeksiannossa (esimerkiksi paino tai lavametrit)
• Sähköinen allekirjoitus (POD)
• Lisälaskutus
• Tekstiviesti-ilmoitukset yksittäisille kuljettajille tai ryhmille
• Työajat
• Vahinkojen rekisteröinti kuvien kanssa
• Tilausten luonti
• Rahtikirjojen ja kollien viivakoodien luku
• GPS-sijainti kartalla
• Tarkistuslistat

Opterin verkkosivu liikennöitsijöille tarjoaa nopean ja helpon pääsyn tilityksiin ja suoritettujen toimeksiantojen tietoihin. Tiedot kaikista kuljettajista ja ajoneuvoista sekä kertyneistä summista ovat käytettävissä heti, kun toimeksianto on valmis. Lisäksi kuljettajat voivat nähdä palvelussa erillisen sivun omista suoritetuista toimeksiannoistaan.

Opter lähettää ilmoitukset automaattisesti sähköpostitse tai tekstiviestillä. Seurantatoiminnon avulla asiakkaat, lähettäjät ja vastaanottajat voivat tarkastella lähetyksen tilannetta, viimeisimpiä tapahtumia ja arvioitua toimitusaikaa. Myös kuittaus- ja allekirjoitustiedot näkyvät palvelussa toimituksen jälkeen. Seurantaa voi käyttää myös auton sijainnin seuraamiseen reaaliajassa.

Viivakoodit parantavat toimeksiantojen tehokkuutta ja turvallisuutta. Sovellusta voi käyttää rahtikirjojen ja kollien skannaamiseen kuormauksen ja toimituksen yhteydessä. Kollin seuranta on helppoa. Palvelu kertoo suoritetut toimenpiteet ja mahdolliset poikkeukset. Tiedot välittyvät suoraan verkkopalveluun ja ne voidaan lähettää edelleen asiakkaille ilmoituksena tai EDI:n välityksellä.

Vastaanottaja voi kuitata toimituksen suoraan kuljettajan puhelimeen. Kuittaus näkyy heti asiakkaan verkkopalvelussa ja siitä ilmoitetaan tai se lähetetään EDI:n välityksellä asiakkaalle. Jos toimituksessa käytetään paperista rahtikirjaa, voi kuljettaja skannata allekirjoitetun asiakirjan sovelluksella ja välittää sen digitaalisesti asiakkaan käyttöön.

Opter helpottaa kuljetusyritysten välistä yhteistyötä ja auttaa tehostamaan toimintaa. EDI-pohjaisen OpterLink-palvelun avulla voit olla yhteydessä muihin kuljetusyrityksiin, jotka käyttävät Opteria. Voit varata kuljetuksen kollegalta helpolla vetämis- ja pudottamistoiminnolla, tai toisinpäin. Tieto lähetyksestä välitetään reaaliajassa. Riippumatta siitä, tehdäänkö kuljetus omalla autolla vai ulkoistetaanko se toiselle kuljetusyritykselle, kaikkia toimeksiannon vaiheita pystyy seuraamaan ja kaikki toimii läpinäkyvästi.

Opter käsittelee erilaisia hinnoittelujärjestelmiä, hinnastoja ja asiakassopimuksia näppärästi. Hinnoittelu tapahtuu automaattisesti ja siinä otetaan huomioon erilaiset parametrit, kuten paino, tilavuus, ajoneuvon tyyppi, etäisyys, ajat, vyöhykkeet ja postinumero.

Kun tilaus luodaan, sille määritellään automaattisesti hinta, riippumatta siitä luoko asiakas sen itse verkkopalvelussa vai EDI:n välityksellä. Mahdolliset muutokset toimeksiannossa päivitetään hintaan heti. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että toimeksianto on laskutettavissa heti, kun kuljettaja merkitsee sen valmiiksi.

Laskutusvalmiit toimeksiannot kerätään yhteen ja laskut luodaan automaattisesti. Laskuja voidaan tarvittaessa tarkastaa ja korjata siihen saakka, kun laskutuskausi päättyy. Voit tulostaa laskut tai lähettää ne sähköpostitse PDF-laskuina, verkkolaskuna tai tiedostona pankkiin tai rahoituslaitokseen. Valitset itse, haluatko merkitä laskut ja lähettää muistutuksia Opterissa vai omassa taloushallinnon järjestelmässänne.

Opterin tilitystoiminto helpottaa toimintaa, maksetaanpa liikennöitsijöille sitten tietty prosenttiosuus asiakashinnasta vai erillisen hinnaston mukaisesti. Tilauksen summan voi myös jakaa helposti usealle liikennöitsijälle. Kaikilla liikennöitsijöillä on Opterissa oma sivu, jossa he voivat käydä läpi toimeksiantoja ja tulostaa tilityksiä.

Opterissa ei ole laskentatoimen toimintoja, mutta se on helppo integroida yleisiin taloushallinnon järjestelmiin. Opterissa on kirjanpidon tuki, joka erottelee tilauksen ominaisuudet esimerkiksi palvelun, ajoneuvon, asiakkaan ja alueen mukaan.

Tiedot laskuista ja maksuista lähetetään järjestelmään juoksevasti.

Opterin avulla on helppoa laatia ja esitellä tilastoja kaavioina ja taulukkoina. Saat kätevästi tilastoja monista eri muuttujista, kuten asiakkaista, ajoneuvoista, paikkakunnista, reiteistä, katetuotosta, vahingoista ja toimitusvarmuudesta. Tietoja voidaan myös yhdistellä keskenään ja viedä kätevästi Exceliin.