Så fungerar Opter

Det ska gå snabbt och enkelt att registrera information om uppdrag, oavsett om de kommer in via telefon eller mail. Stämmer informationen i ordern? Är kundavtal och adress rätt? Opter hjälper dig genom att kontrollera informationen och eventuella kundunika regler och undantag. Priset räknas ut och visas direkt på skärmen.

Vi vet hur viktigt det är att enkelt och snabbt kunna boka transporter – samtidigt som det också måste bli rätt från början. Därför bestämmer ni själva hur ni vill att orderbilden i Opter ska se ut, vilken information som är nödvändig och vilken överblick ni vill ha.

Med en egen webbsida kan era kunder enkelt beställa transporter och löpande följa sina uppdrag. Kundwebben anpassas givetvis utifrån er grafiska profil och ger era kunder möjlighet att:

• Boka transporter
• Se status för pågående uppdrag
• Söka i historiken och ta ut sammanfattningar i Excel
• Se digitala signaturer och inscannade frakt­sedlar
• Skriva ut frakt­dokument för bokade ordrar, exempelvis SIS, CMR och etiketter
• Se priser i samband med bokning
• Skriva ut fakturor

Med EDI sparar ni tid och risken för missuppfattningar minskar. Kunder och andra aktörer i transportkedjan får snabbt uppdateringar om status­förändringar. Opter integreras enkelt med andra system för exempelvis:

• Elektronisk mottagning av bokningar
• Återrapportering av orderstatus, priser och digitala signaturer (POD) till kunder
• Bokning av transporter hos underleverantörer

I Opter hanteras alla de vanligaste EDI-formaten:

• EDIFACT/IFTMIN
• XML
• CSV
• JSON

Med Opter håller ni era kunder löpande uppdaterade om pågående leveranser. Aviseringar är händelse­baserade och skickas löpande till era kunder för de händelser och i de format de önskar.

Automatiska aviseringar gör att ni sparar tid samtidigt som era kunder upplever en förbättrad service. De statusförändringar som triggar aviseringar via SMS och e-post kan vara t ex ny order, lastning, lossning, förväntad leverans­tid (ETA), förändrad vikt och/eller volym samt slutleverans med leverans­bevis (POD).

Både ni och era kunder kan med Opter producera korrekta transport­dokument såsom SIS-fraktsedlar och CMR samt gods­etiketter. Dokumenten är till­gängliga för utskrift via kundwebben eller skickas med e-post direkt till kunden.

Aldrig mer papper på avvägar! All dokumentation finns samlad för respektive uppdrag. Dokument kan läggas till i en bokning så fort den skapats. Det går även att knyta inskannade fraktdokument till en order.

Opter hjälper era transportledare säkerställa att uppdrag utförs kostnads­- och tidseffektivt och med rätt kvalitet. Transport­ledaren väljer vilken information som krävs för att kunna göra rätt val: uppdrag, förare, linjer, terminaler, under­leverantörer eller kartor. Opter kan också assistera era transport­ledare genom att automatiskt rekommendera eller tilldela uppdrag.

Uppgifter uppdateras enkelt med drag-and-drop eller snabb­kommandon. Informationen visas i realtid och går att sortera och filtrera.

Transport­ledaren har alltid överblick över transportuppdragen via uppdateringar från bilarna. Därmed kan förseningar eller andra avvikelser direkt åtgärdas.

Tack vare Opters förarapp vet transport­ledningen alltid exakt var bilarna befinner sig. Utifrån bilarnas position och aktuella beläggning planerar transport­ledaren enkelt rätt uppdrag till rätt resurs samt hanterar eventuella avvikelser.

Opter hanterar enkelt uppdrag som ska delas upp i flera delsträckor (fraktben), till exempel inhämtning till terminal, linje och utkörning från terminal.

Uppdrag kan delas upp i hur många fraktben som helst. Det betyder att ni kan planera era uppdrag sträcka för sträcka utan att kunden behöver se detta. Ni fakturerar kunden för en transport från A till B, och kan betala era åkare eller under­leverantörer för de olika del­sträckorna. Ni får smidigt tillgång till statistik för att följa det ekonomiska resultatet, täckningsbidraget (TB), för varje order och per kund. Åkare och under­leverantörer kan avräknas enligt prislista eller procentuellt mot kundintäkt.

Opter kan även automatisera uppdelningen av uppdrag i flera fraktben. Genom att knyta postnummer­områden till linjer, tider och terminaler hittar Opter den snabbaste och billigaste vägen genom ditt nätverk för varje enskild transport.

Terminalarbetare ser via appen eller webbportalen vilka sändningar som förväntas ankomma till terminalen, och kan enkelt registrera ankomster eller avgångar via streckkods­läsning av frakt­sedlar eller kollietiketter.

Rutt­optimering kan användas för att ytterligare effektivisera transport­ledningen. Systemet föreslår vilka uppdrag som bör utföras av vilken bil och hjälper er även att sekvens­optimera hämtningar och leveranser automatiskt, med hänsyn till bland annat tidsfönster.

Rutt­optimering används också för att beräkna tidpunkter för hämtningar och leveranser, som kunder, mottagare och andra intressenter enkelt kan följa genom spårning, sk track-and-trace.

Opter förenklar rapportering av koldioxidutsläpp. Redan vid bokning finns en första uppskattning som sedan förbättras när transporten väl har utförts. Kunderna har tillgång till de beräknade utsläppen på uppdragsnivå både på kundwebben och fakturan.

Systemets automatiserade beräkning av CO2-avtrycket för varje uppdrag hjälper er att uppfylla både EU:s miljökrav och era kunders förväntningar på ansvar och öppenhet.

Genom att kombinera funktionerna ruttoptimering, avisering och spårning, även kallat track-and-trace, kan ni ge mottagaren möjlighet att välja leveransdag, få en aviserad beräknad leveranstid och följa transporten på karta.

Funktionen Resor används av transportföretag som ställer krav på ekonomisk uppföljning av projekt såsom en resa eller trailer. Rese­funktionen innebär att man kopplar ett eller flera uppdrag till en trailer eller en resa. Uppdragen kan sedan planeras på lämplig resurs.

Med Opters förarapp kommunicerar föraren enkelt med trafikledningen via mobiltelefon, surfplatta eller handdator. I appen får föraren nödvändig information och all åter­rapportering till trafikledningen sker i realtid.

Exempel på funktioner:

• Utskick av körorder
• Återrapportering av uppdragets status (exempelvis lastad eller lossad)
• Ändringar i uppdraget (exempelvis vikt eller flakmeter)
• Elektronisk signatur (POD)
• Tilläggsdebiteringar
• Textmeddelanden till enskilda förare eller grupper
• Arbetstider
• Skaderegistrering inklusive bilder
• Möjlighet att skapa ordrar
• Streckkodsläsning på fraktsedels- och kollinivå
• GPS-positionering till karta
• Checklistor

Opters hemsida för åkare ger snabb och enkel tillgång till både avräkningar och information om utförda uppdrag. Information om alla förare och fordon, liksom intjänade belopp, finns tillgänglig så snart uppdragen är utförda. Som ett komplement finns även separata sidor där varje förare kan se information om sina utförda uppdrag.

Med Opter skickas aviseringar automatiskt via e-post eller sms. Via spårningsfunktionen kan dessutom kunder, avsändare och mottagare själva söka statusuppdateringar om en sändning, senaste händelse eller beräknad leveranstid. Efter leverans finns även kvittens och POD-information tillgängliga. Spårning kan också användas för att visa bilens position för leveransspårning i realtid.

Genom streckkods­läsning ökar effektiviteten och säkerheten i uppdragen. Med appen kan både fraktsedlar och kollin skannas vid lastningar och leveranser. Det går enkelt att följa ett kolli och se vilka aktiviteter som utförts, liksom eventuella avvikelser som inträffat. Informationen går direkt till webb­portalen och kan skickas vidare till kunderna via aviseringar eller EDI.

Vid leverans kan mottagaren signera leveransen direkt på förarens telefon. Kvittensen blir tillgänglig direkt på kund­hemsidan och aviseras eller skickas via EDI till din kund. Sker leverans med fraktsedel på papper kan föraren skanna in det signerade dokumentet med appen och på så vis göra den tillgänglig digitalt för kunden.

Opter underlättar samarbeten mellan transportföretag och hjälper er bli mer effektiva. Med den EDI-baserade tjänsten OpterLink kan ni enkelt komma i kontakt med andra transport­företag som använder Opter. Genom enkel drag-and-drop bokar ni direkt på skärmen en transport hos en kollega, eller de hos er. Information om sändningen kommuniceras i realtid. Oavsett om ni utför transporten med egen bil eller tar hjälp av en annan ansluten transportör råder full spårbarhet och transparens under hela transporten.

Med Opter hanterar ni smidigt olika prissystem, prislistor och kund­avtal. Prissättningen sker automatiskt och tar hänsyn till parametrar som exempelvis vikt, volym, fordonstyp, avstånd, tider, zoner och postnummer.

När en order skapas pris­sätts uppdraget direkt, oavsett om bokningen skapats av kunden själv via webben eller via EDI. Vid eventuella för­ändringar av uppdraget upp­dateras priset löpande. I praktiken innebär detta att uppdraget är klart för fakturering så snart föraren slutfört det.

Uppdrag som är färdiga för fakturering samlas ihop och fakturor skapas automatiskt. Fakturorna kan sedan granskas, och vid behov ändras, tills faktura­perioden är låst. Ni kan välja att skriva ut fakturor eller skicka dem via e-post som PDF-fakturor, som underlag för e-fakturering eller som en fil till bank eller finansbolag. Ni väljer själva om ni vill pricka av betalningar och hantera påminnelser i Opter eller i ert ekonomisystem.

Opters avräkningsfunktion underlättar för er, oavsett om era åkare ersätts utifrån procent av kundpris eller efter separata prislistor. Ni kan även enkelt dela upp summan för en order på flera olika åkare. Alla åkare har en egen sida i Opter där de kan logga in för att gå igenom uppdrag och skriva ut avräkningar.

Opter innehåller ingen funktion för redovisning men går enkelt att integrera med marknadens vanligaste ekonomi­system. Däremot finns det stöd för bokföring som baseras på orderns egenskaper såsom tjänst, fordon, kund och region.

Information om fakturor och betalningar skickas sedan löpande in i ert system.

Med Opter är det enkelt att ta fram och presentera statistik i form av diagram och tabeller. Ni får smidigt ut statistik om en mängd olika parametrar, till exempel kunder, bilar, orter, linjer, täckning­sbidrag, skador och leverans­precision. Dessa uppgifter kan dessutom kombineras med varandra och exporteras smidigt till Excel.