Slik fungerer Opter
Alle funksjoner som kreves for effektiv transportplanlegging
Transportbestilling
Det skal gå raskt og enkelt å registrere informasjon om oppdrag, uansett om de kommer inn via telefon eller e-post. Stemmer informasjonen i ordren? Er kundeavtale og adresse riktig? Opter hjelper deg gjennom å kontrollere informasjonen og eventuelle kundeunike regler og unntak. Prisen regnes ut og vises direkte på skjermen.
Vi vet hvor viktig det er å enkelt og raskt kunne bestille transport – samtidig som det også må bli riktig fra begynnelsen. Derfor bestemmer dere selv hvordan ordrebildet i Opter skal se ut, hvilken informasjon som er nødvendig og hva slags oversikt dere ønsker.
Kundenettside
Med en egen nettside kan kundene enkelt bestille transport og følge sine oppdrag løpende. Kundenettsiden tilpasses selvfølgelig ut fra deres grafiske profil og gir kundene mulighet til å:
- Bestille transport
- Se status for pågående oppdrag
- Søke i historikken og ta ut sammendrag i Excel
- Se digitale signaturer og skannede fraktbrev
- Skrive ut fraktdokumenter for bestilte ordrer, for eksempel SIS, CMR og etiketter
- Se priser knyttet til bestilling
- Skrive ut fakturaer
EDI
Med EDI sparer dere tid og risikoen for misforståelser reduseres. Kunder og andre aktører i transportkjeden får raskt oppdateringer om statusforandringer. Opter integreres enkelt med andre systemer, for eksempel:
- Elektronisk mottak av bestillinger
- Tilbakerapportering av ordrestatus, priser og digitale signaturer (POD) til kunder
- Bestilling av transport hos underleverandører
I Opter håndteres alle de vanligste EDI-formatene:
- EDIFACT/IFTMIN
- XML
- CSV
- JSON
Meldinger
Med Opter holder dere kundene løpende oppdatert om pågående leveranser. Meldinger er hendelsesbaserte og sendes løpende til kundene for de hendelsene og i de formatene de ønsker.
Automatiske meldinger gjør at dere sparer tid samtidig som kundene opplever en bedre tjeneste. De statusendringene som utløser meldinger via SMS og e-post kan for eksempel være ny ordre, lasting, lossing, forventet leveringstid (ETA), endret vekt og/eller volum samt sluttleveranse med leveringsbevis (POD).
Fraktbrev og kollietiketter
Både dere og kundene kan med Opter produsere korrekte transportdokumenter, slik som SIS-fraktbrev, CMR og godsetiketter. Dokumentene er tilgjengelige for utskrift via kundenettsiden eller de kan sendes med e-post direkte til kunden.
Dokumenthåndtering
Aldri mer papirer på avveie! All dokumentasjon finnes samlet for respektive oppdrag. Dokumenter kan legges til i en bestilling så fort den opprettes. Det er også mulig å knytte skannede fraktdokumenter til en ordre.
Transportledelse
Opter hjelper transportlederen med sikre at oppdrag uføres kostnads- og tidseffektivt og med riktig kvalitet. Transportlederen velger hvilken informasjon som kreves for å kunne ta riktige valg: oppdrag, sjåfører, linjer, terminaler, underleverandører eller kart. Opter kan også hjelpe transportlederen gjennom å automatisk anbefale eller tilordne oppdrag.
Oppgaver oppdateres enkelt med dra og slipp eller hurtigkommandoer. Informasjonen vises i sanntid og kan sorteres og filtreres.
Transportlederen har alltid oversikt over transportoppdragene via oppdateringer fra bilene. Dermed kan forsinkelser eller andre avvik ordnes opp i direkte.
Posisjonering
Takket være Opters sjåførapp vet transportledelsen alltid nøyaktig hvor bilene befinner seg. Ut fra bilenes posisjon og aktuelle belegg planlegger transportlederen enkelt riktig oppdrag til riktig ressurs samt håndterer eventuelle avvik.
Fraktben
Opter håndterer enkelt oppdrag som skal deles opp i flere delstrekninger (fraktben), for eksempel innhenting til terminal, linje og utkjøring fra terminal.
Oppdrag kan deles opp i så mange fraktben som ønskes. Det betyr at dere kan planlegge oppdraget strekning for strekning uten at kunden trenger å se dette. Dere fakturerer kunden for en transport fra A til B, og kan betale deres bileiere eller underleverandører for de ulike delstrekningene. Dere får enkel tilgang til statistikk for å følge det økonomiske resultatet, dekningsbidraget (DB), for hver ordre og per kunde. Bileiere og underleverandører kan avregnes i henhold til prisliste eller prosentvis mot kundeinntekt.
Opter kan også automatisere oppdelingen av oppdrag i flere fraktben. Gjennom å knytte postnummerområder til linjer, tider og terminaler finner Opter den raskeste og billigste veien gjennom nettverket for hver eneste transport.
Terminalhåndtering
Terminalarbeidere ser via appen eller nettsideportalen hvilke sendinger som forventes å ankomme terminalen, og kan enkelt registrere ankomster eller avganger via strekkodelesing av fraktbrev eller kollietiketter.
Ruteoptimalisering
Ruteoptimalisering kan brukes for å tydeligere effektivisere transporten. Systemet foreslår hvilke oppdrag som bør utføres av hvilken bil og hjelper dere også med å sekvensoptimalisere henting og leveranse automatisk, med hensyn til blant annet tidsvindu.
Ruteoptimalisering brukes også til å beregne tidspunkter for hentinger og leveranser, som kunder, mottakere og andre interessenter enkelt kan følge gjennom sporing, såkalt track-and-trace.
CO2-rapportering
Opter forenkler rapporteringen av karbonutslipp. Allerede ved bestillingen får du et første estimat, som senere blir revidert når transporten er utført. Kundene har tilgang til beregnede utslipp på oppdragsnivå, både på kundenettsidene og på fakturaen.
Systemets automatiske beregning av CO2-avtrykket for hvert oppdrag hjelper deg med å oppfylle både EUs miljøkrav og kundenes forventninger om ansvarlighet og åpenhet.
Hjemlevering
Gjennom å kombinere funksjonene ruteoptimalisering, meldinger og sporing, også kalt track-and-trace, kan dere gi mottakeren mulighet til å velge leveringsdag, få en angitt beregnet leveringstid og følge transporten på kart.
Tur
Funksjonen Tur brukes av transportfirmaer som stiller krav til økonomisk oppfølging av prosjekt, slik som en tur eller bil. Turfunksjonen innebærer at man kobler ett eller flere oppdrag til en bil eller en tur. Oppdraget kan deretter planlegges på egnet ressurs.
Sjåførapp
Med Opters sjåførapp kommuniserer sjåføren enkelt med trafikkledelsen via mobiltelefon, nettbrett eller håndholdt datamaskin. I appen får sjåføren nødvendig informasjon og all tilbakerapportering til trafikkledelsen skjer i sanntid.
Eksempel på funksjoner:
- Utsending av kjøreordre
- Tilbakerapportering av statusen til oppdraget (for eksempel lastet eller losset)
- Endringer i oppdraget (for eksempel vekt eller lastemeter)
- Elektronisk signatur (POD)
- Påslag
- Tekstmeldinger til enkeltsjåfører eller grupper
- Arbeidstider
- Skaderegistrering inkludert bilder
- Mulighet til å opprette ordrer
- Strekkodelesing på fraktbrev – og kollinivå
- GPS-posisjonering til kart
- Sjekklister
Nettside for bileiere og sjåfører
Opters nettside for bileiere gir rask og enkel tilgang til både avregninger og informasjon om utførte oppdrag. Informasjon om alle sjåfører og kjøretøy, slik som inntjente beløp, er tilgjengelig så snart oppdragene er utført. Som et tillegg finnes også egne sider der hver sjåfør kan se informasjon om sine utførte oppdrag.
Sporing / Track & Trace
Med Opter sendes meldinger automatisk via e-post eller sms. Via sporingsfunksjonen kan dessuten kunder, avsendere og mottakere selv søke etter statusoppdateringer om en sending, siste hendelser eller beregnet leveringstid. Etter levering er også kvitteringer og POD-informasjon tilgjengelig. Sporing kan også brukes til å vise bilens posisjon for leveringssporing i sanntid.
Strekkodelesing
Gjennom strekkodelesing øker effektiviteten og sikkerheten til oppdragene. Med appen kan både fraktbrev og kolli skannes ved lasting og levering. Et kolli kan enkelt følges og man kan se hvilke aktiviteter som er utført, blant annet eventuelle avvik som har oppstått. Informasjonen går direkte til nettportalen og kan sendes videre til kundene via meldinger eller EDI.
Leveringsbevis – POD
Ved levering kan mottakeren signere leveransen direkte på sjåførens telefon. Kvitteringen blir tilgjengelig direkte på kundesiden og varsles eller sendes via EDI til kunden. Hvis leveringen gjøres med fraktbrev på papir, kan sjåføren skanne inn det signerte dokumentet med appen og dermed gjøre det tilgjengelig digitalt for kunden.
OpterLink
Opter gjør samarbeidet mellom transportfirmaer enklere og hjelper dere med å bli mer effektive. Med den EDI-baserte tjenesten OpterLink kan dere enkelt komme i kontakt med andre transportfirmaer som bruker Opter. Gjennom enkel dra og slipp bestiller dere transport direkte hos en kollega, eller de hos dere. Informasjon om sendingen kommuniseres i sanntid. Uansett om dere utfører transporten med egen bil eller benytter en annen tilknyttet transportør, får dere full sporbarhet og transparens gjennom hele transporten.
Prissetting
Med Opter håndterer dere ulike prissystemer, prislister og kundeavtaler på en smidig måte. Prissettingen skjer automatisk og tar hensyn til parametere som blant annet vekt, volum, kjøretøytype, avstand, tider, soner og postnummer.
Når en ordre opprettes, prissettes oppdraget direkte, uansett om bestillingen opprettes av kunden selv via nettsiden eller via EDI. Ved eventuelle endringer i oppdraget, oppdateres prisen fortløpende. I praksis innebærer dette at oppdraget er klart til fakturering så fort sjåføren har fullført det.
Fakturering
Oppdrag som er klare for fakturering, samles sammen og fakturaer opprettes automatisk. Fakturaene kan deretter gjennomgås, og ved behov endres, frem til fakturaperioden er låst. Dere kan velge å skrive ut fakturaer eller sende dem via e-post som PDF-fakturaer, som grunnlag for e-fakturering eller som en fil til bank eller finansselskap. Dere velger selv om dere vil merke av betalinger og håndtere påminnelser i Opter eller i eget økonomisystem.
Avregning
Opters avregningsfunksjon gjør det lettere for dere, uansett om deres bileiere betales ut fra prosent av kundepris eller etter egne prislister. Dere kan også enkelt dele opp summen for en ordre på flere ulike bileiere. Alle bileiere har en egen side i Opter, der de kan logge på for å gå gjennom oppdrag og skrive ut avregninger.
Eksport til økonomisystem
Opter har ingen funksjon for regnskapsføring, men kan enkelt integreres med de vanligste økonomisystemene på markedet. Det finnes derimot støtte for bokføring, som er basert på ordrens egenskaper, slik som tjeneste, kjøretøy, kunde og region.
Informasjon om fakturaer og betalinger sendes deretter fortløpende inn i systemet deres.
Statistikk
Med Opter er det enkelt å opprette og presentere statistikk i form av diagrammer og tabeller. Dere får enkelt frem statistikk om en rekke ulike parametere, for eksempel kunder, biler, steder, linjer, dekningsbidrag, skader og leveringsnøyaktighet. Disse oppgavene kan dessuten kombineres med hverandre og enkelt eksporteres til Excel.